Как СпортПит автоматизировал загрузку счетов от поставщиков

О проекте

К нам обратилась компания, которая производит БАДы, пищевые добавки и спортивное питание. Продукты расходятся по магазинам, маркетплейсам и на заказ оптовыми партиями.

Компания работает одновременно с 10 и более поставщиками, которые привозят необходимые ингредиенты на склад. Чтобы сырье появилось на складе, надо сделать заказ в онлайн системе для управления торговлей «Мой склад», которая похожа на программу для бухгалтеров «1С».

У каждого поставщика свое название на один и тот же продукт. Например, протеин может быть в различных вариациях. Закупщики сталкивались с тягостным вбиванием вручную каждой позиции в «Мой склад», это отнимало много времени и сил.

После долгих мучений с ручным вводом больших счетов, путаниц в наименованиях, возникающих ошибок при неправильном внесении данных, компания захотела решить эту проблему и обратилась к нам за помощью.

Процесс работы

Шаг 01

Провели бриф-опрос и составили требования к сервису

Подготовили список вопросов клиенту (Бриф-опрос), чтобы понять требования и ожидания от нового сервиса.

Так мы узнали для чего нужен наш продукт, кто будет им пользоваться и какие проблемы он поможет решить в итоге.

Шаг 02

Составили техническое задание и спроектировали личный кабинет будущего сервиса

Составили техническое задание (ТЗ) в котором прописали подробно все пожелания и требования клиента, определились со структурой, функционалом и личным кабинетом.

Шаг 03

Определили шаблон новой упрощенной таблицы, из которой будут подгружаться данные в сервис

Таблицы каждого счета поставщика отличаются. Чтобы не обрабатывать каждый счет отдельно, мы договорились создать единый формат таблицы с четырьмя колонками:

название
количество
цена
сумма

Этап 01

Протестировали продукт внутри компании и сдали заказчику

Нужно зайти на сервис, который мы создали, авторизоваться через логин и пароль.

В сервисе есть раздел счета поставщиков — это счета, которые были загружены ранее, здесь нужно создать новый счет.

Затем прикрепить к счету файл — таблицу с 4 колонками и ввести вручную всего два параметра— валюту и входящий номер. Номер будет индивидуальный у каждой закупки.

Этап 02

Сопоставление нужных товаров

После создания счета в сервисе автоматизации попадаем на страницу сопоставления позиций счета с товарами из онлайн программы «Мой склад». Нужно включить режим сопоставления и соотнести товары друг с другом при помощи выпадающего списка с наименованием. Это нужно сделать 1 раз. При следующих загрузках продуктов с таким же названием сопоставление осуществляется автоматически..

Этап 03

Отправляем счет в «Мой склад», где создается документ под названием «счет поставщика» с товарами из счета, их количеством и ценой.

После разового ручного сопоставления товаров поставщиков с товарами из «Мой склад» загрузка счетов потребует только скопировать данные в шаблон и загрузить их в сервис. Что займет около 1 минуты при любом количестве позиций.

Подведем итоги

Мы создали интуитивный и удобный в использовании сервис, который упрощает загрузку счетов и снижает ручной ввод данных на 80%.

Сервис полностью интегрирован с облачной системой «Мой склад», поэтому работать со счетами очень легко.

Сейчас процесс работы со счетами поставщиков занимает не более 2х минут.

Автоматизация процессов внутри компании помогла повысить эффективность работы с документами и избежать ошибок.

Поставленные задачи перед нами были полностью решены.

О проекте

Процесс работы

Подведем итоги

Начать разработку с Polinom Tech